myData και ηλεκτρονική τιμολόγηση: απλός οδηγός

Αν έχετε μικρή επιχείρηση, έχετε σίγουρα ακούσει από τον λογιστή σας για το myData, τη διαβίβαση παραστατικών και την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Οι όροι μπερδεύονται εύκολα και οι κανόνες αλλάζουν σταδιακά. Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε απλά τα βασικά και τι να προσέξετε στο λογισμικό σας. Δεν αντικαθιστά τη συμβουλή του λογιστή σας, που ξέρει τις υποχρεώσεις της δικής σας επιχείρησης.

Τι είναι το myData

Το myData είναι η ηλεκτρονική πλατφόρμα της ΑΑΔΕ για τα λεγόμενα ηλεκτρονικά βιβλία. Κάθε επιχείρηση στέλνει σε αυτήν τα στοιχεία των παραστατικών που εκδίδει: τιμολόγια, αποδείξεις, πιστωτικά. Έτσι η ΑΑΔΕ έχει μια ψηφιακή εικόνα των εσόδων και των εξόδων, σχεδόν σε πραγματικό χρόνο.

Η αποστολή αυτή λέγεται διαβίβαση. Τα στοιχεία που διαβιβάζονται είναι συνοπτικά, όπως ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου, ποσά, ΦΠΑ και χαρακτηρισμός της συναλλαγής. Μετά από κάθε επιτυχή διαβίβαση, η πλατφόρμα επιστρέφει έναν μοναδικό αριθμό καταχώρισης.

Τι είναι ο ΜΑΡΚ

Ο ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης) είναι ο αριθμός που δίνει το myData σε κάθε παραστατικό που λαμβάνει. Αποδεικνύει ότι το παραστατικό έχει καταχωριστεί. Στα σύγχρονα προγράμματα ο ΜΑΡΚ, μαζί με έναν κωδικό QR, τυπώνεται πάνω στο παραστατικό, ώστε ο πελάτης να μπορεί να το επαληθεύσει.

Οι τρόποι διαβίβασης

Μια επιχείρηση μπορεί να στέλνει τα παραστατικά της στο myData με διάφορους τρόπους. Ποιος ταιριάζει σε εσάς εξαρτάται από τον όγκο των παραστατικών και από το πώς δουλεύετε σήμερα.

• Μέσα από πρόγραμμα τιμολόγησης ή ERP, που στέλνει αυτόματα κάθε παραστατικό τη στιγμή της έκδοσης.
• Μέσα από Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, μια εταιρεία πιστοποιημένη από την ΑΑΔΕ που εκδίδει και διαβιβάζει τα παραστατικά για λογαριασμό σας.
• Με την εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ, που απευθύνεται κυρίως σε επιχειρήσεις με λίγα παραστατικά.
• Με την ειδική φόρμα καταχώρισης στο myData, για πολύ μικρό αριθμό παραστατικών ή για ειδικές περιπτώσεις.

Οι δύο τελευταίοι τρόποι είναι δωρεάν, αλλά απαιτούν χειροκίνητη δουλειά για κάθε παραστατικό. Όταν ο όγκος μεγαλώσει, ένα πρόγραμμα που κάνει τη διαβίβαση αυτόματα γλιτώνει χρόνο και μειώνει τα λάθη.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση: τι αλλάζει

Το myData δεν είναι το ίδιο με την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Στο myData στέλνετε συνοπτικά στοιχεία. Στην ηλεκτρονική τιμολόγηση το ίδιο το τιμολόγιο εκδίδεται και ανταλλάσσεται σε ψηφιακή, δομημένη μορφή, συνήθως μέσα από Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Η διαβίβαση στο myData γίνεται τότε αυτόματα.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση ισχύει ήδη για τα τιμολόγια προς το Δημόσιο και επεκτείνεται σταδιακά και στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, ανά κατηγορία επιχείρησης. Οι ημερομηνίες και οι εξαιρέσεις έχουν αλλάξει αρκετές φορές. Ελέγξτε με τον λογιστή σας ποια ημερομηνία ισχύει για τη δική σας επιχείρηση.

Ζητήστε από τον λογιστή σας να σας γράψει σε ένα email ποιες υποχρεώσεις έχετε και από πότε: myData, ηλεκτρονική τιμολόγηση, ψηφιακό δελτίο αποστολής, διασύνδεση POS. Αυτή η λίστα είναι η βάση για να διαλέξετε λογισμικό.

Συχνά λάθη που αξίζει να αποφύγετε

• Παραστατικά που εκδίδονται αλλά δεν διαβιβάζονται, επειδή το πρόγραμμα έχασε τη σύνδεση και κανείς δεν το πρόσεξε.
• Λάθος ΑΦΜ πελάτη ή λάθος χαρακτηρισμός, που χρειάζεται μετά ακύρωση και επανέκδοση.
• Πολλά διαφορετικά εργαλεία, π.χ. ένα για το e-shop και ένα για το γραφείο, που δεν «μιλάνε» μεταξύ τους.
• Κωδικοί πρόσβασης στο TAXISnet και στο myData κοινοί για όλο το προσωπικό.

Τι να προσέξετε στο πρόγραμμα τιμολόγησης

Υπάρχουν πολλά προγράμματα στην αγορά, από απλές εφαρμογές cloud μέχρι πλήρη ERP. Πριν αποφασίσετε, ελέγξτε τα παρακάτω.

1. Αυτόματη διαβίβαση στο myData, με εμφάνιση του ΜΑΡΚ και του QR πάνω στο παραστατικό.
2. Δυνατότητα ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω πιστοποιημένου παρόχου, ή εύκολη σύνδεση με έναν, για όταν σας αφορά.
3. Σωστοί χαρακτηρισμοί εσόδων και εξόδων, ώστε ο λογιστής να μη χρειάζεται να διορθώνει τα πάντα.
4. Υποστήριξη για τα παραστατικά που χρησιμοποιείτε: τιμολόγια, αποδείξεις λιανικής, πιστωτικά, δελτία αποστολής.
5. Σύνδεση με το e-shop, το POS ή την αποθήκη σας, αν υπάρχουν.
6. Πολλοί χρήστες με διαφορετικά δικαιώματα και αρχείο ενεργειών.
7. Εξαγωγή δεδομένων προς τον λογιστή σας χωρίς πληκτρολόγηση από την αρχή.
8. Αντίγραφα ασφαλείας και υποστήριξη στα ελληνικά, με σαφή τρόπο επικοινωνίας.

Cloud ή εγκατάσταση στο γραφείο;

Τα περισσότερα νέα προγράμματα τιμολόγησης λειτουργούν στο cloud. Ενημερώνονται αυτόματα όταν αλλάζουν οι κανόνες της ΑΑΔΕ και δουλεύουν από οποιονδήποτε υπολογιστή. Η εγκατάσταση σε τοπικό server έχει νόημα όταν ήδη έχετε ERP στο γραφείο ή ειδικές απαιτήσεις, αλλά τότε χρειάζεται σωστή συντήρηση και backup.

Σε κάθε περίπτωση, η διαβίβαση στο myData χρειάζεται σταθερό internet τη στιγμή της έκδοσης. Αν το internet πέφτει συχνά, αξίζει να το λύσετε πριν από οτιδήποτε άλλο. Ρωτήστε επίσης τον πάροχο του λογισμικού τι γίνεται όταν η σύνδεση διακοπεί στη μέση μιας έκδοσης.

Πριν αλλάξετε πρόγραμμα, κάντε μια δοκιμαστική περίοδο με λίγα πραγματικά παραστατικά και δείξτε τα αποτελέσματα στον λογιστή σας. Έτσι εντοπίζετε νωρίς λάθη στους χαρακτηρισμούς.

Πώς βοηθάμε

Η CyberSpace Dynamics δεν δίνει φορολογικές ή λογιστικές συμβουλές. Αυτές είναι δουλειά του λογιστή σας. Αναλαμβάνουμε το τεχνικό κομμάτι: επιλογή και ρύθμιση συστήματος τιμολόγησης ή ERP, σύνδεση με e-shop και αποθήκη, εκτυπωτές και POS, αντίγραφα ασφαλείας και αξιόπιστο δίκτυο.

Αν το λογισμικό που υπάρχει στην αγορά δεν ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύετε, μπορούμε να συζητήσουμε και μια λύση προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας. Ξεκινάμε πάντα από μια συζήτηση για το πώς εκδίδετε σήμερα τα παραστατικά σας.